Verslag Erfgoedteam: Werkdruk bij de erfgoedambtenaar

Klimaatadaptatie, woningbouwopgaven, Omgevingswet, kerkenvisie, druk op ruimtelijke ontwikkeling, toerisme: sinds het afgelopen decennium komt er veel meer op de erfgoedambtenaar af dan alleen de basistaken. Erfgoed is overal, dus het vraagt directe betrokkenheid bij de bredere opgaven waar gemeenten tegenwoordig voor staan. De gemeenteraad en het college wegen met hun eigen taken en verantwoordelijkheden alle belangen van de stad af. Dat vraagt in veel gevallen om een stevig geluid van de erfgoedambtenaar aan de verschillende gesprekstafels en de vaardigheid als onderhandelaar.

Het belang van het behoud van erfgoed is bij de meeste gemeenten geen discussiepunt. Dit belang vertaalt zich echter niet terug in het beschikbaar aantal fte’s voor erfgoed, alleen om de basistaken te kunnen uitvoeren. Bovendien is het verschil tussen grote en kleine gemeenten soms groot, met een volledige afdeling erfgoed enerzijds en een ‘taak voor erbij’ anderzijds. Dit betekent echter niet dat de werkdruk bij grote gemeenten kleiner is, ook daar kampt de afdeling met capaciteitsproblemen.

In dit Erfgoedteam over de werkdruk van de erfgoedambtenaar gingen wij in gesprek met erfgoedambtenaren van de verschillende gemeenten in Noord-Holland. Over de werkdruk die zij wel/niet ervaren en hoe zij een balans weten te vinden tussen de basistaken en de politieke waan van de dag. Op welke collega’s en organisaties zij terug kunnen vallen bij het uitvoeren van hun ambtelijke taken. Hoe de droombaan eruit zou kunnen zien. En hoe het Steunpunt het beste kan worden ingezet om de erfgoedambtenaar hierbij te ondersteunen.

Cijfers bevestigen werkdruk

Vooruitlopend op de officiële publicatie op 18 mei 2021 liet Paul Noppers namens de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed van het ministerie OCW een aantal uitkomsten zien van de landelijke monitor monumenten en archeologie over de periode 2019-2020 onder alle 355 Nederlandse gemeenten – en daarmee ook gedurende het eerste jaar van de coronacrisis. De vragen voor deze monitor waren gericht op alle gemeentelijke taken die voortvloeien uit de Erfgoedwet en andere relevante wet- en regelgeving: beleid, uitvoering, toezicht en handhaving. De door Paul Noppers getoonde diagrammen (onder de diagrammen gaat de tekst verder):

In gesprek

Aansluitend op de presentatie gaan de deelnemers met elkaar in gesprek. Hieronder zijn de opvallendste opmerkingen tijdens deze gesprekken samengevat:

– Ambtenaren hebben een uitzonderlijke drive voor hun werk, omdat ze het heel belangrijk vinden. Ze hebben het hart vol van erfgoed. Er is daardoor nooit een probleem om mensen aan te sporen om aan het werk te gaan.

– De decentralisatie heeft grote gevolgen voor de capaciteit bij gemeenten, waardoor erfgoedambtenaren vaker overwerkt zijn en last hebben van hoge werkdruk.

– Het is belangrijk om deze ontwikkeling vanuit macroniveau te benaderen en dat gemeente zich gaan afvragen of ze wel in het juiste investeren. Er moet meer op systeemniveau nagedacht worden. Het zitten te lang in een modus van pappen en nathouden.

– Erfgoedambtenaren zijn voornamelijk druk met vergunningverlening en hebben daarom geen tijd om na te denken over de langere termijn en strategisch in te zetten op projecten die een groter effect hebben.

– Veel ambtenaren die in de schil rond vergunningverlening in het erfgoedveld actief zijn worden geadviseerd door goedwillende goedopgeleide professionals. Er zijn verhoudingsgewijs nu te veel adviseurs buiten de gemeente en we moeten toe naar meer expertise binnen de gemeente.

– Het proces van vergunningverlening kan efficiënter en beter: voor de ambtenaren onderling, monumenteigenaren en de monumenten zelf.

– Historische vereniging willen – in lijn met de participatie van burgers – graag meegenomen worden in alle plannen. Dit kost veel tijd en energie. Hoe richt je dat zo efficiënt mogelijk in?

– Je kunt historische vereniging juist vragen om op bepaalde vlakken te ondersteunen. Zij fungeren als de ogen en oren van de erfgoedambtenaar en door een regelmatig overleg kunnen zowel de ambtenaar als de historische vereniging vragen stellen en adviezen geven. Je kunt hen bijvoorbeeld ook vragen inventarisaties te maken en gezamenlijk te prioriteren.

– Wethouders willen graag toegankelijk zijn voor hun inwoners en hebben veel ambities: naast de basistaken die je als erfgoedambtenaar hebt, gaat daar ook heel veel tijd in zitten. Het is belangrijk dat je leidinggevende, die tussen jou en de wethouder staat, op de juiste momenten op de rem trapt en aangeeft dat niet alles kan worden opgepakt.

– Erfgoedambtenaren hebben er veel taken bij gekregen. Wij moeten steeds vaker de rol van onderhandelaar innemen. Het gaat vaker over sloop van waardevolle voor- en naoorlogse wijken, kerkenvisie, omgevingsvisie, etc. Er is eigenlijk veel te weinig capaciteit om je op al die vlakken te kunnen richten.

– Aanschuiven bij intaketafels en omgevingstafels zijn bijvoorbeeld heel belangrijk om erfgoed eindelijk structureel vroegtijdig te betrekken, maar er is nog geen werktijd beschikbaar voor deze proeven.

– Erfgoed staat nog steeds onder druk door nieuwe ontwikkelingen. Het komt nog te vaak voor dat je als afdeling Erfgoed achter gebiedsontwikkelingen aanloopt en als blok aan het been wordt gezien. Er is nog onvoldoende bewustzijn dat erfgoed juist als basis voor een gebiedsontwikkelingen kan dienen, waardoor er meer economische kansen en een gunstig sociaal-cultureel klimaat ontstaat. Die gebieden vragen om een herkenbare identiteit en het bestaande erfgoed biedt dat.

– Bij veel gemeenten verdelen ze zo goed mogelijk de taken: een collega richt zich meer op inventarisaties, beleid en omgevingsvisie, de ander meer op de uitvoering; preadviezen en begeleiding vergunningstrajecten.

– Het blijft moeilijk om even tussendoor een dag vrij te nemen: vergunningstrajecten lopen door en het komt te vaak voor dat juist op zo’n moment je de enige kans hebt om je ergens mee te bemoeien. Loslaten gaat bij dit werk heel lastig, omdat het gevolg is dat er iets gesloopt of aangetast wordt wat onomkeerbaar is. Dat vraagt veel van de erfgoedambtenaar.

– Toch moet je als erfgoedambtenaar je eigen agenda goed beschermen. Als je geen nee zegt, kun je 24/7 doorwerken. Bijna alle gemeenten hebben te weinig capaciteit, maar er wordt wel verwacht dat je continue bereikbaar bent voor collega’s, bewindsvoerders en wethouders met vragen. Als een gemeente besluit om het aantal fte’s te laag te houden, dan heeft dat als consequentie dat er keuzes gemaakt moeten worden. Er is daardoor bijvoorbeeld geen tijd voor contact met de eigenaren en historische verenigingen, objecten te bezoeken om te zien hoe ze erbij staan, na te denken over herbestemmingen, om de gevolgen van de coronacrisis te monitoren en nieuwe dingen te ontwikkelen. De focus ligt op de basistaken: vergunningverlening en adviseren. Als erfgoedambtenaar heb je veel ambities, maar zelfs de belangrijke dingen blijven te vaak liggen. Er is vaak onvoldoende tijd om draagvlak te creëren; de ene keer is er beperkt of geen informatie beschikbaar, de andere keer ben je niet aanspreekbaar. We moeten continue onszelf verdediging en uitleggen dat we niet alles kunnen oppakken.

– Het participatietraject blijft moeizaam. Het scheelt zoveel tijd en energie als je al vroegtijdig de historische verenigingen, de monumentencommissie en inwoners op een goede manier betrekt. Dat vraagt bijvoorbeeld uitleg over je visie op een integrale benadering van monumentenzorg; hoe behoud en transformatie samen kunnen gaan. Door voorin het proces meer tijd te steken in die relatie voorkom je frustrerende en tijdrovende bezwaarprocedures.

– Het college is vaak ook gevoelig voor bezwaren van historische verenigingen, inwoners of corporaties. Het zou ons werk steunen als zij meer achter de gewogen beslissingen van de erfgoedambtenaar zouden staan.

– Bij complexe trajecten hebben wij als erfgoedambtenaar wel contact met eigenaren, maar belangrijke gesprekken met erfgoedeigenaren over eenvoudigere plannen blijven te vaak liggen.

– Veel collega’s bij andere afdelingen weten niet hoe zij om moeten gaan met bijvoorbeeld historische landschappen en landschapsstructuren. Ook daar liggen niet altijd de historische waarden ten grondslag aan de plannen.

– Monumenteneigenaren zien erfgoedambtenaren steeds vaker als vijand, omdat er onvoldoende tijd en ruimte is voor samenwerking met de eigenaren. Als we dit zouden kunnen beslechten zou dat beter zijn voor gemeente, eigenaar en monument.

– Bij gemeenten wordt het aantal ambtenaren gebaseerd op het aantal inwoners en in het geval van erfgoed niet op het aantal monumenten. Daar gaat het al fout.

– Het verlenen van vergunningen voor ingrepen aan monumenten en toezicht op uitvoering en handhaving van de naleving van de regels vraagt om goede samenwerking tussen de erfgoedambtenaren en de afdeling Vergunningen, Handhaving en Toezicht (VTH). De Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen leidt tot een nieuwe vorm van gemeentelijk toezicht. Daarbij is het van belang dat het kennisniveau van gemeenten en omgevingsdiensten op peil worden gebracht. Er zijn kwaliteitscriteria voor VTH-taken opgesteld om daarop toe te zien: wat moet je straks doen, wat voor kennis is er nodig en hoeveel mensen. Aan de hand van die criteria kun je gesprekken gaan voeren met je leidinggevende.

– De landelijke monitor monumenten en archeologie is ook een goed instrument om als erfgoedambtenaar het gesprek te voeren. In Zwolle is het bijvoorbeeld aangeboden aan de gemeenteraad en daardoor een plan bijgeschreven om politiek de zaken beter te regelen.

– Het zou heel waardevol zijn als er structureler een poule van externe professionals beschikbaar zou zijn die je als gemeente kunt inzetten om bijvoorbeeld een Erfgoednota te schrijven. Ook om het mogelijk te maken om tijdelijk extra mankracht op de werkvloer mogelijk te maken. Voor het opstellen van redengevende omschrijving op beleidsstukken gebeurd dat al regelmatig.

– Probeer als gemeente ook meer in te zetten op de zelfredzaamheid van je burgers, door bijvoorbeeld een toegankelijke website met basisinformatie over wat een monumentenstatus inhoud en wat dat betekend voor vergunningaanvragen en subsidies. Zo voorkom je dat het gemeentelijk telefoonteam of de balie-vergunning steeds vragen doorstuurt naar de erfgoedambtenaar en niet alles over de schutting gekieperd wordt.

– Er is een behoefte aan een netwerk van Noord-Hollandse ambtenaren, om kennis en ervaringen uit te kunnen wisselen. Geen van de deelnemers maakt bijvoorbeeld gebruik van bestaande netwerken zoals die bij de Federatie Grote Monumentengemeenten.

(Tekst: Reinier Mees, beeldverantwoording: Els Zweerink)