Verslag Digitaal Erfgoedloket vragenuur: tips voor het online delen van collecties

Op 16 december 2021 stond het online delen van collecties centraal tijdens het vragenuur van het Digitaal Erfgoedloket. Te gast was Mark Alphenaar van het Regionaal Archief Alkmaar. Dit archief is goed zichtbaar op verschillende social media, wat een inspiratie kan zijn voor andere archieven en organisaties die het erfgoed uit de regio online toegankelijker willen maken. Mark is bij het archief verantwoordelijk voor de automatisering, de website, pr en social media. Tijdens de online bijeenkomst gingen we met hem in gesprek over de mogelijkheden en knelpunten voor het online delen van collecties. Dagvoorzitter was Annika Blonk-van den Bercken namens het Steunpunt Monumenten en Archeologie. In dit verslag worden Marks tips gedeeld.

1. Wat doet het Regionaal Archief Alkmaar en hoe gaat het archief om met digitalisering?
Het Regionaal Archief Alkmaar is een archief dat meerdere gemeenten en organisaties onder haar hoede heeft. Waar bestaat het archief uit, wat voor collecties beheren jullie?

Wij zijn een Regionaal archief waarbij tien gemeenten zijn aangesloten, van Castricum tot en met Texel. Vanuit de Archiefwet zijn wij de officiële bewaarplaats voor het archief van 10 gemeenten (tot 1 januari, na gemeentelijke fusie tussen Langedijk en Heerhugowaard tot gemeente Dijk en Waard zijn dat er negen). Daarnaast hebben we ook een niet-wettelijke taak en beheren we particuliere archieven van sportverenigingen, kerken, bedrijven en families, en de geluidscollectie. Ook hebben we een grote bibliotheek waarin alles staat dat te maken heeft met de regio. We digitaliseren de archiefstukken en maken ze beschikbaar op diverse beeldbanken en databanken via de website van het Archief. De meeste bezoekers komen voor het standaard archief en het genealogisch archief.

Over wat voor materialen beschikt het archief, zijn dat vooral kaarten, papieren documentatie, foto’s, of ook andere stukken?

Van origine is dat papier. Gemeenten maken nu natuurlijk ook een digitaliseringsslag en leveren nu vaak alleen nog een digitaal archief. Dat gaat dan op den duur ons zogenaamde e-depot in. Het archiveren en aan het publiek beschikbaar stellen daarvan is een aparte specialisatie. Als archief denken we na over wat je moet doen als particuliere organisaties met alternatieve, verouderde digitale opslagmiddelen komen. Soms is dan een omzetting nodig naar nieuwe bestandsformaten of opslagmiddellen. Het kan gebeuren dat archiefstukken niet direct digitaal beschikbaar worden. Vanuit de overheid is dat wel verplicht, maar bij particuliere collecties werkt dat anders.

Digitaliseren is dus een belangrijk aspect bij de collectie; werk je daarbij volgens een bepaalde agenda? En blijven stukken ook analoog beschikbaar?

Collectiestukken blijven analoog beschikbaar. Wat betreft het digitaliseren en een agenda daarbij is wel wat discussie; soms zijn stukken mediageniek, die trekken we dan voor. We volgen daarbij de actualiteit. Een heel mooi archief brengen we ook wat sneller uit, bijvoorbeeld bij een familiearchief met persoonlijke brieven of foto’s. Dat doen we als we daarmee het bereik kunnen vergroten, ook in de media. Het loont dan om sneller naar buiten te treden. Wij kijken vanuit dienstverlening daar iets anders naar dan vanuit archiefbeheer.

2. Wat zijn belangrijke knelpunten bij het digitaal beschikbaar maken van de collectie?
Is de kwetsbare kwaliteit van materiaal ook een prioriteit in de agenda bij digitaliseren en hoe ga je daarmee om in de communicatie?

Collega’s stellen Mark op de hoogte als er een nieuw archief binnenkomt; dan wordt bepaald of en hoe over het archief gecommuniceerd kan worden. Dat is wel eens lastig, want zodra je met een belangrijk collectiestuk naar buiten treedt in de media wil het publiek gelijk op locatie komen kijken en dat is niet altijd mogelijk. Qua communicatie moet je daarin soms aan ‘verwachtingsmanagement’ doen; de archiefstukken zijn in veilige handen maar je moet duidelijk aangeven dat het tentoonstellen niet zo snel kan, zeker als stukken kwetsbaar zijn. Dit stukje dienstverlening bij nieuwe overdracht van archieven is heel belangrijk.

Ook bevat een archiefstuk vaak wat gevoelige informatie; bijvoorbeeld met betrekking tot religie van personen. Deze informatie wordt dan afgeschermd. Tot hoe ver ga je terug in de tijd?

Klopt, dat heeft alles te maken met AVG en privacy. Gevoelige gegevens worden tot ongeveer 100 jaar geleden afgeschermd. Hoe het wordt afgeschermd hangt af van het stuk en de mogelijkheden die er per stuk zijn; soms wordt iets meer afgeschermd omdat dit technisch niet anders kan.

Ook bij foto’s worden deze zaken afgewogen: wie staat op de foto, kun je de foto plaatsen, hoe gevoelig ligt het? Je wilt inspelen op de actualiteit en iets plaatsen met betrekking tot de LHBTIQ+ community, maar kun je dan foto’s plaatsen van demonstraties in de jaren ’80 waarop mensen herkenbaar zijn die destijds met hun geaardheid naar buiten zijn getreden? Wij maken de keuze om dat niet te doen. Je hebt te maken met heel verschillende aspecten van toegankelijkheid en privacy.

3. Hoe maak je het beste gebruik van de verschillende social media, welke doelen heb je daarbij?
Op welke platformen zijn jullie actief en ben jij, Mark, daar specifiek aangetrokken voor het werken daarmee?

De media waar we actief zijn, zijn Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Pinterest, Youtube en Soundcloud. Het is echt mijn taak bij het Archief om de zichtbaarheid te vergroten.

Hoe bepaal je welk archiefstuk je op welk platform deelt?

Dat verschilt per stuk en per platform; sommige platformen zijn sterk visueel ingesteld, waardoor een platte brief of scan veel minder impact heeft; vraag je af of dat platform dan wel geschikt is. In onze rubriek “archiefstuk van de maand” plaatsen we daarom mediagenieke beelden van archiefstukken die interessant zijn. Door beelden van details zoals een mooie letter of goudbewerking te belichten, vanuit een andere hoek te fotograferen of door een kort filmpje te maken over het stuk, zijn die stukken ineens wél geschikt voor andere platformen. Je wilt het verhaal aantrekkelijk maken zodat je volgers het bericht lezen en uiteindelijk je website bezoeken.

Dat is een interessant:  is het gebruik van die social media vooral bedoeld om mensen naar je website te trekken?

Ja, die vraag wordt vaak gesteld; is het de geïnvesteerde tijd waard, wat levert het op? Vaak is het doel om volgers naar je website te lokken; zo hebben we op bepaalde platformen een groot aantal volgers, maar hoe kennen zij het archief? Volgen zij je om de site te bezoeken, of kijken ze alleen naar mooie foto’s? Sommige platformen zijn bedoeld voor het laten zien van mooie beelden en maken het zelfs vrij lastig om een link naar je website te plaatsen. Bij die platformen draait het om het vergroten van de naamsbekendheid; het vergroten van je bereik bij bepaalde doelgroepen. Andere platformen bieden meer mogelijkheden om links te plaatsen en bereiken weer andere doelgroepen.

Deze media zijn voor specifieke doelgroepen; vaak worden vooral jongeren met social media geassocieerd terwijl dit niet helemaal terecht is. Hoe weeg je af welk medium je gebruikt voor welke doelgroep, stem je daarop de inhoud af?

De manier waarop je content plaatst verschilt; soms werkt iets niet op Facebook of Instagram. Als je jongeren wilt bereiken; geef dan bijvoorbeeld aan dat je ook computerspelletjes in de collectie hebt. Snapchat is locatiegebonden; je bent alleen zichtbaar als een volger in de buurt aanwezig is. Berichten op die media plaatsen vereist dan een slimme planning; namelijk wanneer veel volgers in de buurt zijn. Interactie is nog wat lastig.

Voldoe ook aan de verwachting van de volgers op die media. Plaats geen suffe foto’s van de studiezaal. Ga er populair mee om; ook al gaat dat soms in tegen de manier waarop je de organisatie wilt presenteren.

Dat is een belangrijk punt; het zichtbaarder maken. Want wat levert het nu precies op? Houdt je dat bij met bijvoorbeeld een 0-meting of statistieken? Enige tijd geleden is een geluidsfragment van ‘het oudste geluid’ online geplaatst en dat ging de wereld over; heb je daar als archief wat aan gehad?

Klopt, dat fragment gaf een enorme piek in Google Analytics. We hebben gezorgd voor een goede onderbouwing waarom wij denken dat dit het oudste geluid is, en we hebben bewust gekozen voor het platform (onder andere YouTube) en het goede moment om de bereikbaarheid te vergroten. Andere media hebben het bericht opgepikt en in korte tijd krijgen we veel meer volgers erbij, onder andere een grote jongere doelgroep.

4. Hoe maak je je media-uitingen doeltreffend en consistent ?
Het is voor een groot bereik dus goed om na te denken over de timing, maar ook het onderwerp. Maken jullie mediacampagnes en volgen jullie daarbij een onderwerpenagenda?

In ons werkgebied zijn wel specifieke thema’s die meer aan de orde kunnen komen, zoals de Tweede Wereldoorlog, het beleg van Alkmaar of actualiteiten. We maken een communicatiekalender, zodat we wat meer stroomlijnen wat we kunnen gaan plaatsen. Dat werkt verder door in de organisatie, zodat we collega’s ook kunnen betrekken daarbij. Tot nu toe zijn berichten soms wat ad hoc gemaakt.

Hoe kun je meer halen uit een beeldcollectie en hoeveel tijd gaat daar in zitten om op actuele zaken in de springen? Voordat je een goede post hebt gemaakt, ben je veel tijd kwijt.

Of je meer kunt halen uit de beeldcollectie, hangt van het onderwerp af. Daar kan veel tijd in gaan zitten. Zeker bij gevoelige onderwerpen, waar je nuances moet aanbrengen. Ik ben 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar hier mee bezig. Ook in het weekend en op feestdagen kan het voorkomen dat ik op een bericht moet reageren. Dat is een bewuste keuze. Social media is voor ons geen bijzaak, het is een hoofddeel van onze communicatie.

De interactie met volgers is belangrijk. Vroeger was het meer ‘zenden’, nu gaat dat verder; er wordt verwacht dat je direct reageert. Het plaatsen van berichten kun je vaak inplannen. Als kleinere erfgoedorganisatie of vrijwilligersorganisatie heb je wellicht minder uren beschikbaar. Beperk dan je keuze voor platformen, en wordt actief op de platforms waar je doelgroep is. Of sluit aan bij eerdere initiatieven of groepen die al actief zijn.

Hoe pleeg je nazorg; kun je beroep doen op collega’s?

Bij het Regionaal Archief is er altijd een achterwacht; vooral iemand met meer inhoudelijke kennis van de archiefcollecties en genealogie. Houd rekening met bijdragen die reacties kunnen krijgen; je kunt daar van tevoren collega’s over informeren. Soms heb je wat meer tijd nodig om een antwoord te formuleren. Geef dat als reactie en werk je antwoord wat later uit.

Hoe ga je om met negatieve berichten?

Weeg af of je echt iets kunt bijdragen aan een discussie, soms is het beter om niet te reageren. Bij berichten op social media kun je verwachten dat je niet altijd positieve reacties krijgt; soms krijg je irrationele, boze reacties terwijl je zelf erg zorgvuldig bent geweest in het opstellen van berichten. Op sommige platformen bereik je een moment dat social media-community op dergelijke reacties reageert. Zorg dat je namens een bedrijfsaccount ergens op reageert. Er zijn mensen die alles weten over een heel specifiek aspect; die reageren daarop.

Werk je zolang er nog geen communicatiekalender is wel met een beleidsplan voor het structureel delen van gegevens, of is dat omdat het veld zo in beweging is, ook wat ad hoc?

We hebben een communicatieplan, dat is al wat ouder. Vanwege de snelle veranderingen kun je bijna niet heel specifiek vastleggen wat je wilt gaan doen, behalve de algemene lijnen. In het nieuwe plan krijgt bijvoorbeeld YouTube een veel grotere rol. We proberen daarin wel wat meer structuur aan te brengen.

Eerder hebben we eens een redactieraad ingericht. Maar dat werkt niet; je bent afhankelijk van beschikbare tijd van collega’s. Social media wachten niet op vergaderingen; je moet direct reageren. Collega’s moeten daar ook van op de hoogte zijn, daar is draagvlak voor nodig. Dat kun je ook in communicatieplan opnemen en in de organisatie belang aan hechten.

Ga je bij het maken van zo’n communicatieplan ook te rade bij andere erfgoedinstellingen? Of stel je dat zelf op, omdat het Archief zo’n specifieke collectie heeft?

Soms leggen we wel contact met het Noord-Hollands Archief. Zo kunnen we in berichten elkaar taggen (red. elkaar noemen met een digitale link). Met historische verenigingen en musea hebben we meer contact. We houden we elkaar op de hoogte en proberen te versterken met berichtgevingen. Een aantal zijn online sterk actief geworden. We proberen te betrekken en te verbinden zonder in elkaars vaarwater te komen. Samenwerken is ook op het gebied van volgers.

Het is dus verstandig voor kleine organisaties om elkaar op te zoeken. Dat is positief voor het aantal volgers en voor de community die op elkaar reageert; verhoogt inhoudelijke waarde.

Jazeker, wat ook vaak helpt is om elkaar op te zoeken. Soms werkt dat beter dan anders.

Welke frequentie in het plaatsen van berichten heeft nut? Wanneer zie je effect? En zie je volgers terug in zoekresultaten op de website?

Als je met Google Analytics werkt kun je effect zien; soms is dat vrij beperkt. Het Bouncepercentage (het percentage bezoekers die alleen de gelinkte pagina bekijken) is dan vrij hoog. Bij de inrichting van een landingspagina’s moet je bezoekers kietelen om verder te zoeken op de site.

De frequentie proberen we vrij hoog te krijgen. Je kunt berichten inplannen, dan kun je het bereik verhogen. Gebruik daarbij de monitoringstools van de social media, en let bijvoorbeeld op de tijdstippen waarop je iets plant. Als het aantal volgers groot is maar het aantal reacties erg laag, dan kan het zijn dat de frequentie te hoog is of dat je op ongeschikte tijdstippen post. Pas op dat je niet teveel berichten stuurt, want dan verdwijnt jouw post in de tijdlijn op de social media. Het is handig om te weten hoe de algoritmes werken van de social media.

Wat doet het heel goed op social media?

In het verleden scoorden archiefstukken vrij slecht en wilden bezoekers vooral graag foto’s van bekende dingen in Alkmaar zien. Nu werkt dat niet meer. Historisch geïnteresseerden geven juist veel likes en reacties bij berichten waarvan ik niet had voorzien dat het zou werken. Dit hangt ook van het platform af. Een belangrijke tip is daarom om goed te kijken naar wat voor geïnteresseerden welke platformen bezoeken. Experimenteer daarmee en ga er zelf mee aan de slag!

Meer weten?

Hulp nodig bij het gebruik van Wikidata of andere vragen rond het verzamelen, digitaliseren, beheren en delen van (digitaal) erfgoed of digitale collecties? Stuur je vragen per e-mail aan info@steunpunterfgoednh.nl.

Nuttige bronnen

(Beeldverantwoording: ‘Servering beschuit met kaas door twee dames in de Kaas-express Amsterdam-Alkmaar’ 13 juli 1953. Nationaal Archief. Fotocollectie Anefo. Fotograaf: J.D. Noske)