Verslag Digitaal Erfgoedloket vragenuur: Terminologie in collectiebeschrijvingen

Op dinsdag 2 november 2021 vond een vragenuur van het Digitaal Erfgoedloket plaats. Spreker bij deze bijeenkomst was Lois Muller, digitaal erfgoedcoach van de provincie Noord-Holland. Dagvoorzitter was Annika Blonk-van den Bercken. De uitnodiging voor de bijeenkomst is gestuurd aan gemeenten en erfgoedinstellingen in Noord-Holland. Acht personen hebben zich aangemeld, waarvan vijf aanwezig.

Variaties aan termen

Lois Muller schetste eerst de problematiek van het thema. Bij het beschrijven van collecties kan gebeuren dat een fenomeen op verschillende manieren wordt aangeduid. Zo kan de auteur van het boek ‘Turks Fruit’ worden beschreven als Jan Hendrik Wolkers (1925-2007), Jan Wolkers of Gian Bolkers (Griekse vertaling). Ook voor historische gebeurtenissen, plaatsnamen of bouwwerken worden vaak verschillende termen gebruikt. Zo werd Oudorp in het verleden ook wel aangeduid als Aldenthof, Oudthorp en Outdorpe, niet te verwarren met het Zuid-Hollandse Ouddorp.

Deze variatie aan beschrijvingen staan de goede digitale vindbaarheid van erfgoed in de weg, alsook het (geautomatiseerd) uitwisselen van informatie en collectiegegevens. Door de collectie eenduidig te beschrijven worden deze problemen voorkomen. Een handig middel daarbij is het gebruik van gestandaardiseerde termen uit terminologiebronnen. Deze bronnen worden beheerd door organisaties die de kwaliteit en houdbaarheid borgen.

Terminologiebronnen online beschikbaar

De in Nederland veelgebruikte terminologiebronnen zijn verzameld en gezamenlijk doorzoekbaar zijn gemaakt in een online zoekmachine, het Termennetwerk. Via https://termennetwerk.netwerkdigitaalerfgoed.nl/ is een betaversie beschikbaar ter demonstratie van de zoekfunctie. Je zoekt hiermee rechtstreeks in de terminologiebronnen, wat inhoudt dat de gevonden termen van elke zoekopdracht altijd actueel zijn.

Verwijzen naar de URI

Bij het beschrijven van de collectie is het belangrijk om op te nemen van welke terminologiebron gebruik is gemaakt. Dat kan het beste door de Uniform Resource Identifier (URI) van elke term op te nemen. Bijvoorbeeld met de URI https://data.rkd.nl/artists/85412 is altijd duidelijk dat verwezen wordt naar de juiste Jan Hendrik Wolkers, zoals beschreven in de terminologiebron van het RKD. Achter de schermen is deze URI verbonden met alternatieve schrijfwijzen en varianten van hetzelfde ‘item’. Daarom kun je dus ook boeken van Gian Bolkers vinden, wanneer je zoekt op Jan Wolkers.

Terminologiebronnen in het eigen collectiebeheersysteem

Het is ook mogelijk om een terminologiebron te gebruiken in het eigen collectiebeheersysteem. Daarvoor is enige technische kennis van het systeem en de terminologiebron nodig. Zeker wanneer je meerdere bronnen (en de actuele versies) wil gebruiken is dit tijdrovend. Makkelijker zou zijn wanneer het Termennetwerk direct te gebruiken is in het collectiebeheersysteem. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is dat de leverancier van het systeem dit mogelijk maakt. Dit zou het gebruik van terminologiebronnen bij het beschrijven van de collectie aanzienlijk vergemakkelijken en daardoor het erfgoed gezamenlijk beter vindbaar maken.

Tot het zover is, kun je ook zoeken in de betaversie en de URI’s overnemen in jouw systeem. Dit lijkt veel werk maar kan ook in bulkvorm. Bijvoorbeeld met Openrefine, een data-opschoonprogramma. Met deze software kan een exportbestand in een bevraagbaar bestandsformaat, zoals een csv-bestand, worden bewerkt en worden geïmporteerd in het collectiebeheersysteem.

Meer weten

Hulp nodig bij het gebruik van terminologiebronnen of andere vragen rond het verzamelen, digitaliseren, beheren en delen van (digitaal) erfgoed of digitale collecties? De digitaal-erfgoedcoach staat klaar met advies op maat, geheel kosteloos. Te bereiken per mail: info@steunpunterfgoednh.nl.

Presentatie Terminologie in collectiebeschrijvingen
Meer informatie over het thema terminologie:

(Beeldverantwoording: ‘Adelborsten-Assaut feest’, Den Helder. december 1950. Joop van Bilsen, Nationaal Archief)