Help, een nieuwe bestuurder!

Op woensdag 16 maart waren de gemeenteraadsverkiezingen in Noord-Holland. Na afloop vormen de grootste partijen samen een nieuwe coalitie en leggen zij hun ambities vast in het coalitieakkoord. De portefeuilles worden vervolgens verdeeld onder de verschillende bestuurders. Eén van die portefeuilles is cultureel erfgoed. Niet alle bestuurders hebben evenveel ervaring of affiniteit met dat onderwerp. De bovenstaande titel kun je daarom op twee manieren opvatten. Hoe zorg je er als erfgoedambtenaar voor dat een bestuurder snel vertrouwd raakt met de nieuwe portefeuille en hoe help je de ambities te verwezenlijken? We geven een paar tips.

Tijdens de coalitieonderhandelingen

Een goede samenwerking met je nieuwe bestuurder begint met het doornemen van de verkiezingsprogramma’s. Dat is niet alleen de basis en geeft de context van het programma van je bestuurder, maar geeft ook inzicht in de politieke arena.

Voorafgaand aan de coalitieonderhandelingen wordt een overdrachtsdossier gemaakt voor de nieuwe onderhandelende partijen. Dit is een uitgelezen kans om als erfgoedambtenaar het gemeentelijke erfgoed onder de aandacht te brengen:

  • Wat zijn de wettelijke taken en afspraken?
  • Wat is het vigerend beleid?
  • Welke besluiten moeten er genomen worden en waar is speelruimte?
  • Wat zijn de gevoelige dossiers?
  • Hoeveel capaciteit is er en wat is haalbaar?

In sommige gevallen is ook bij de onderhandelingen ondersteuning aanwezig namens de ambtelijke organisatie. In dat geval is het handig om kennis te maken met deze persoon om die te informeren over de belangrijkste punten uit het overdrachtsdossier.

Het coalitieakkoord

Dan is er een nieuw college, iedereen blij! Lees het coalitieakkoord, want hier staan de bestuurlijke doelen in waarover het college zich moet verantwoorden. Erfgoed wordt vaak geschaard onder ruimtelijke ordening of onder kunst en cultuur. Let ook op wat niet in het coalitieakkoord terecht is gekomen, en op waar je haakjes kan vinden voor erfgoed. Denk bijvoorbeeld aan het beleid op het gebied van toerisme. Als er niks over erfgoed in het coalitieakkoord staat, kan dat twee dingen betekenen: ‘we gaan verder op dezelfde voet’, of ‘we schaffen het af’. In het laatste geval moet er een alarmbel gaan rinkelen: wijs je bestuurder in dat geval op de wettelijke taken die iedere gemeente heeft te vervullen op het gebied van erfgoed (monumenten & archeologie).

De volgende stap is het reserveren van budget in de jaarlijkse programmabegroting. Mogelijk kunnen niet alle ambities in het eerste jaar gerealiseerd worden, maar samen met je bestuurder kun je een prioritering aanbrengen voor de komende vier jaar.

In hoeverre belang gehecht wordt aan een coalitieakkoord is afhankelijk van de samenstelling van het college. Hoe verder de coalitiepartijen uit elkaar liggen, des te meer zij zich zullen committeren aan de afspraken uit het coalitieakkoord.

Een nieuwe bestuurder

Voordat je gaat kennismaken met je nieuwe bestuurder is het goed om terug te blikken op de vorige bestuursperiode en de samenwerking met de vorige bestuurder. Iedere bestuurder is weer anders, zowel qua politieke overtuiging als persoonlijkheid. Hoe verliep de samenwerking met de vorige bestuurder? Wat zou je anders willen aanpakken in de aankomende bestuursperiode? Hoe beter jij je bestuurder kunt ondersteunen, des te meer die het erfgoed op de kaart kan zetten.

Een vruchtbare samenwerking begint bij elkaar goed leren kennen. Wat is de persoonlijke situatie en achtergrond van de bestuurder? In welke onderwerpen of thema’s is hij of zij geïnteresseerd? Probeer ook de bestuursstijl te ontdekken en je samenwerking daarop af te stemmen.

Vraag vervolgens aan de bestuurder waarom deze voor erfgoed heeft gekozen? Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een bestuurder erfgoed in zijn portefeuille heeft gekregen, zoals zichtbaarheid, een inhoudelijke motivatie of als restportefeuille. Als zichtbaarheid een belangrijk onderwerp is voor de bestuurder, kun je regelmatig een persmoment organiseren. Als de bestuurder een inhoudelijke motivatie heeft, kun je samen zoeken naar de ruimte die er is voor erfgoed binnen de bestaande beleidskaders. Er bestaat ook een kans dat de bestuurder weinig affiniteit en ervaring heeft met erfgoed. In dat geval kun je erfgoed koppelen aan andere portefeuilles, interesses en ambities. Daarmee wordt het draagvlak voor erfgoed alleen maar vergroot.

Bepaal vervolgens hoe je de bestuurder het beste kan informeren en adviseren over en meenemen in het lokale erfgoed. De eerste drie weken bepalen voor een groot deel het beeld dat diegene van erfgoed krijgt. Denk dus goed na over hoe je erfgoed aan de orde brengt en met wie je de bestuurder in contact brengt. Bij een bestuurder met een bestuursstijl van het type leider leg je bijvoorbeeld de gevoelige dossiers op tafel zodat hij/zij gelijk een goed overzicht krijgt van de problemen en uitdagingen die opgepakt moeten worden. Een verbinder zou je in contact kunnen brengen met de belangrijke stakeholders, zoals de historische vereniging of archeologische werkgroep. Een ambassadeur kun je meenemen op excursie langs de meest bijzondere monumenten in het bijzijn van de lokale media. Bedenk ook dat niet elke bestuurder zit te wachten op een excursie. Misschien kun je het beter houden bij een vergadering op een mooie historische locatie. Stem dit daarom af met je bestuurder en vraag waar deze het meest mee geholpen is.

Vervolg

Ook na de eerste drie weken is het van belang om de nieuwe bestuurder te blijven voeden met informatie. Er is natuurlijk altijd sprake van een overgangsperiode en het is verstandig om na te denken over lopende zaken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met beleid in ontwikkeling dat nog niet is vastgesteld, maar waar al wel veel energie in gestoken is. Wees duidelijk over zaken die al in een vergevorderd stadium van besluitvorming zijn en over zaken waar nog in gestuurd kan worden. Let op: het is het recht van de bestuurder, zelfs zijn plicht, om keuzes te maken en te sturen in processen. Het is de taak van de ambtenaar om de bestuurder zo goed mogelijk te informeren zodat hij goed afwegingen kan maken.

Ook na de kennismakingsfase is het van belang om de bestuurder regelmatig op de hoogte te brengen van de werkzaamheden en projecten. Zorg ervoor dat je tijdig informeert, zeker in het stadium dat er nog ruimte is voor een koerswijziging, en blijf het hele college prikkelen met erfgoed, zodat dit altijd op de bestuurlijke agenda blijft staan.

(Tekst: Marrit van Zandbergen en Sander van Alphen. Beeldverantwoording: Op de dag van de gemeenteraadsverkiezingen was bestuursadviseur Michael Braam-Scholten te gast bij het Steunpunt om met het netwerk van nieuwe erfgoedprofessionals terug te blikken en vooruit te kijken op de komende bestuurswisseling. Van links naar rechts: Michael Braam-Scholten en Janjaap Pool, provincie Noord-Holland; Marrit van Zandbergen, Steunpunt Monumenten & Archeologie Noord-Holland; Lennard Haan, gemeente Bloemendaal; Elze Belterman, gemeente Heemskerk; Lotte Portier, gemeente Hilversum; Jertske Pasman, gemeente Haarlemmermeer; Dejan Jurisic, gemeente Ouder-Amstel; Annika Blonk-van den Bercken, Steunpunt Monumenten & Archeologie Noord-Holland. Foto: Sander van Alphen)